天水市人力资源和社会保障局

关于进一步加强流动人员人事档案

规范化管理的通知

天人社发〔2011〕84号

各县、区人社局，市辖区各高校及各类企业，市直各有关单位：

　　为了进一步规范全市流动人员人事档案管理工作，积极构建完善系统的社会化流动人员人事档案公共管理服务体系，着力提高公共人事人才服务能力和水平，进一步优化人才发展环境，维护流动人员人事档案的真实性、严肃性和规范性，根据中组部、原人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发﹝1996﹞118号）和《甘肃省人才市场条例》、《甘肃省人事代理试行办法》等有关规定，结合当前我市实际，现就进一步做好流动人员人事档案管理工作有关事宜通知如下。

　　一、提高思想认识，充分认识做好流动人员人事档案管理工作的重要意义

　　流动人员人事档案管理是提高人才宏观管理水平的一项重要基础性工作，是大力实施人才强市战略的重要组成部分。在新的形势下，加强流动人员人事档案管理对于促进人才合理流动，保护人才的合法权益，提高人才队伍素质，维护社会政治稳定具有重要意义。流动人员人事档案是一个宝贵的人才资源信息库，是党和政府掌握编制外人才队伍的数量、质量、结构、流向、分布等情况的重要信息来源，是把新的社会阶层中的各类人才纳入到党和政府工作范围的重要手段。做好流动人员人事档案管理工作既是完善人力资源市场配置体系的要求，也是深化干部人事制度改革的要求。各县、区人社部门、各高校和各有关企事业单位要牢固树立公共服务意识，进一步完善社会化的人才档案公共管理服务体系，把流动人员人事档案管理工作纳入干部档案工作和人事人才工作的整体布局，统筹规划，规范管理，确保这项工作健康、有序、稳定开展。

　　二、坚持“集中统一、归口管理”原则，明确流动人员人事档案管理权限和管理范围

　　流动人员人事档案管理机构：流动人员人事档案是流动人员办理调转、出国、就学、申报职称、社会保障、就业、退休等个人事宜不可缺少的重要依据，其管理机构必须是县以上政府人力资源和社会保障部门所属人才交流服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管本人和他人人事档案；市属各类民营企业以及没有人事档案管理权限或者没有主管部门的国有企事业单位的人事档案，要统一归口天水市人社局人才交流开发服务中心管理，并采取自愿的原则实行人事代理，便于对流动人员开展转正定级、职称评审、社会保险、工龄计算、档案工资、出国政审等与个人利益密切相关的业务。
　　流动人员人事档案管理范围：（一）辞职、辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；（二）与用人单位中止或解除人事、劳动关系的专业技术人员和管理人员；（三）未就业的各类高校毕业生；（四）自费出国留学人员；（五）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业、股份制企业、社会中企机构、社会团体等新经济组织、新社会组织中的专业技术人员和管理人员；（六）外国企业常驻代表机构的中方雇员；（七）经县级以上政府人社行政部门确认具有专业技术职称的农村实用人才；（八）其他流动人员。

　　三、严格执行政策规定，确保流动人员人事档案转递的及时性和安全性

　　人事档案转递是流动人员人事档案管理的一个重要环节，要严格按照《流动人员人事档案管理暂行规定》和《甘肃省人才市场条例》、《甘肃省人事代理试行办法》等有关规定执行。

　　（一）关于应届高校毕业生的人事档案转递问题。市辖区各高校要切实加强对天水市生源应届高校毕业生人事档案转递工作，每年度高校毕业生毕业后，应及时将天水市生源所有毕业生人事档案及移交花名册统一送达天水市人社局人才交流开发服务中心人事代理部，并确定专人对移交档案逐一核实，确保毕业生人事档案转递及时、安全（天水市人才交流中心人事代理部联系电话：0938—8212552。联系人：刘涛。详细地址：天水市秦州区忠武巷44号甘肃东部人才市场三楼人事代理部，新址搬迁后另行通知）；各县、区人才交流开发服务中心对本县、区生源的未就业毕业生人事档案，要本着方便毕业生和采取本人自愿的原则，今后不再统一提取；对于通过各类公开招考、招聘或者已就业的，按照行政隶属关系，应由本县、区人才交流开发服务中心向市级人才交流开发服务中心开具调档函提取，坚决杜绝在毕业生报到以及公务员考录和事业单位公开招考等各类就业考试中，强行要求毕业生先行提供个人档案的事情发生。

　　（二）关于其他流动人员人事档案转递问题。各级人才交流服务中心凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位收到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才交流服务中心。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。机关、国有企事业单位必须凭人才交流服务中心开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。流动人员人事档案转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交本人自带。对流动人员自带的档案，机关、国有企事业单位和人才交流服务中心都不得接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要严肃追究当事人和相关管理人员的责任。

　　四、切实加强规范化管理，努力提高流动人员人事档案管理工作水平

　　一是提高人事档案质量。要进一步完善材料收集的内容，增强全面反映流动人员教育背景、执业资格、业绩能力、诚信记录等方面的信息收集工作，保证流动人员人事档案内容的完整性。要针对流动人员人事档案材料收集难度大的问题，抓住流动人员人事档案材料审核、整理等关键环节，建立材料收集机制，规定单位集体存档和个人存档提供材料的责任和义务。要高度重视对长期不补充相关材料或暂时联系不到档案所有人的“断档”、“死档”、“弃档”等“问题档案”的管理，主动利用各种联系方式，积极与档案托管单位或本人取得联系，督促其补充档案材料。要坚决杜绝流动人员人事档案管理中弄虚作假现象，严禁伪造档案，严禁涂改档案材料，任何部门和个人不得出具虚假证明材料，切实维护人事档案的真实性和严肃性。同时，要按照档案库房“六防”和“三室分开”的要求，加大档案管理基础设施建设力度，确保档案保管安全、查询便捷。
　　二是加强开发利用。要充分利用人事档案客观性、真实性、全面性的特点，为单位选人用人和社会其他方面提供查(借)阅等各项社会化服务，充分发挥流动人员人事档案在促进人才合理流动和社会诚信建设方面的独特作用。
　　三是大力推进信息化建设。要积极创造条件，逐步实现全市流动人员人事档案信息联网，利用现代化技术改造传统的档案形式和管理方式，积极探索建立电子影像档案，开发、完善流动人员人事档案信息化管理软件，切实提高人事档案工作质量和效率。同时，在信息化建设过程中，要始终注意信息安全问题，确保档案信息的技术安全和管理安全。
　　四是严格收费标准。人才交流服务中心管理流动人员人事档案，应本着“服务为主，适当收费”的原则，按照有关规定收取服务费，不得以赢利为目的。要严格执行物价部门核定的收费项目和收费标准，严禁擅自增加收费项目、多收费、乱收费和多头收费。要积极争取政府财政部门的支持，逐步解决公共服务的经费保障，在解决经费保障的前提下，逐步做到降低档案收费或不收费。

　　五、按照各自职责，切实加强对流动人员人事档案管理工作的组织领导

　　各县区政府人力资源和社会保障部门、市辖区各高校以及市直各有关单位要认真履行职责，加大宏观指导力度，将流动人员人事档案管理工作纳入规范化、法制化轨道。要高度重视流动人员人事档案管理队伍建设，选拔党性强、作风正、忠于职守、具有一定档案管理专业知识的同志从事这项工作。同时开展好政策理论培训和业务技能培训，努力提高档案管理工作人员的专业化水平，不断加强档案管理人员的职业道德和行为操守教育，增强其责任意识和服务意识，培养一支政治坚定、业务精通、爱岗敬业、严守纪律的流动人员人事档案管理工作队伍。各级人才交流服务机构要不断适应形势发展对流动人员人事档案管理工作提出的新要求，以对党、对人事人才工作高度负责的精神，认真总结经验，积极探索新方法、新途径，不断提高工作水平，实现流动人员人事档案管理从管理型向服务型转变，从封闭型向开放型转变，从分散型向集约型转变，从静态管理向动态管理转变，密切加强与有关职能部门的联系、协调和配合，共同把流动人员人事档案保护好、管理好和利用好。对违规管理流动人员人事档案的单位和部门，一经查实，要严肃处理，并视情节轻重追究相关单位和直接责任人的责任。 

二○一一年四月十二日