——参与第四届海峡两岸中华传统文化与现代化研讨会
接待工作的几点体会

汝  林

　　第四届中华传统文化与现代化研讨会在我市顺利召开，参加这次研讨会的专家、学者、台湾政要共计１５０多人，是历次年会规模最大的一次盛会，也是我市接待高端人物最多、规格最高的一次盛会。我办承担了这次会议的会务和后勤接待工作。整个会议组织圆满成功，受到了全国人大副委员长、民进中央主席许嘉璐和全国政协副主席、民进中央副主席张怀西及与会代表的充分肯定和高度评价。这次会议的举办再一次展示了我市组织大型活动的整体实力和水平。回顾我们筹办会议的日日夜夜，有以下几点体会：
　　一、发挥四个职能
　　１、统一筹划。接待工作是一项多方合作完成的系统工程，接待处在这项系统中处在统筹的地位，应发挥其统筹安排、组织指挥职能。提出接待原则，分解任务，落实责任，协调互动，接待处在整个接待过程中都处在中心枢纽地位。
　　２、确定规格。接待谁，谁接待，怎么接待，反映着对宾客的礼节待遇，礼宾待遇是一项严肃的政务工作，来不得半点马虎和随意。因此，用什么规格接待什么宾客是接待工作的要旨与灵魂，否则就会失去接待工作的意义，而变得杂乱无章。
　　３、协调各方。因为接待处处于枢纽地位自然要与各方协作共进，应积极主动协调航空、车站、交警、卫生、文化、景区等部门，为接待工作提供良好的后勤保障。由于我市交通状况不尽完善，抵达天水的客人有的经西安转道天水，有的经兰州抵天水，有的直达天水，三处接待地点为我们的工作增加了不少难度，接待处工作人员积极协调西安国际机场，郑州铁路局西安分局，西北航空公司，省委、省政府接待办及天水火车站，制订联合协作互动的详细方案，认真组织实施，使１５０多名代表分别在两天从不同方向顺利抵达天水。
　　４、专业指导。大型接待中，一定要发挥接待处“专业队伍”的作用，我们的经验是在会议的每一个关键环节与重要场合都有一名专业接待人员负责，组成小组，领导这一小组的具体工作，使每一项活动，每一个环节的工作都能按统一标准与要求落到实处，这是确保大型接待活动步调一致必不可少的重要职能。
　　二、抓好四个环节
　　１、抓方案。要充分考虑各种因素、充分预测各种结果，不厌其烦地反复打磨、修改制订接待方案。我们拟定的接待方案数易其稿，不断完善，成为接待任务的行动指南。整个接待工作必须在这一个纲领下有调不紊地顺利进行，没有特殊情况一般不容更改。
　　２、抓培训。联络员、志愿者在会议接待中扮演着举足轻重的角色。他们既要陪同客人，又要负责联络客人，是我们的工作的“抓手”，对他们培训不抓不行。实践证明，事前培训与接待效果密切相关。培训越扎实则指挥人员就越轻松，接待效果就越好。在培训中，我们要求联络员、志愿者要做到“四个熟悉”：熟悉天水市情、熟悉会议安排、熟悉会议场馆、熟悉接待服务对象。还精心编写了《联络员培训手册》、《接待方案》、《会议指南》确保他们职责清楚、任务明白。
　　３、抓对接。针对涉及部门多、环节多、易疏忽的问题，多次召开有各方面负责人参加的联席会议提出了“无缝对接，横向联动、纵向整合，理顺职责，形成合力”的总要求，实现组织上的统一性、行动上的协调性、资源上的共享性，保证行动迅速、相互协调、环环相扣的工作机制。
　　４、抓演练。我们根据以往的经验，会前，我们集中抓了演练与督查验收工作，对接站、报到、开幕、茶叙、宴会、中秋晚会、文艺演出、祭祀活动、旅游线路等进行了反复的演练与实地检查，发现问题，急时改进完善，尤其对中秋晚会的定位、方案与演练效果进行了多次修改与整合，结果出台了一台精彩的中秋晚会，给来宾留下了美好的回忆，许嘉璐副委员长很动感情的即兴讲话说：“这是我一生中最难忘的一个夜晚”。
　　三、坚持四个原则
　　筹办大型活动的始终一定要坚持重点、细节、协调、应变四个原则，才能确保活动顺利进行。
　　１、保证重点。没有重点就没有原则，一个大型活动必定有重点宾客、重点活动，对重要宾客与重点活动一定要制订出单行的详细的接待方案与实施方案，这是会议成功的重要标志，会议期间我们对接待站、宴请、中秋晚会的重点活动作了精心安排，专人负责，对许嘉璐副委员长、张怀西副主席及台湾政要专门细化了单行接待方案，对其夫人派了专人自始至终全程陪同，另外对每次宴请的时间、地点、陪员等都以文字的形式作了详尽的安排，并专门指定两名工作人员负责通知各方人员准时参加，做到滴水不漏，天衣无缝，万无一失，只有保证了重点，会议就成功了一半。
　　２、狠抓细节。细节决定成败，一个大型会议、活动在大的方案与流程中一般不会出现大的问题，而最易出问题的往往是不经意的细节，而往往一个细节的中断，很可能导致整个系统的崩溃，如主要领导的站位错位，桌签摆放不合适，姓名书写出现错误等等，都有可能造成很尴尬的场面或者造成不可弥补的损失。
　　３、加强协调。大型活动就象一个庞大的交响乐队，要有一个高超的“指挥”把各声部的旋律协调起来，才能演奏出美好和谐的乐章。没有各方的协调互动，就没有系统，就没有流程，也就不可能达到预期的目标，这是对一个指挥者指挥才能的考验。
　　４、随机应变。没有应变的原则就没有活的灵魂。再完美的方案与实际发生的情形总有一定的距离，实践中除制订多套预案外，还要在活动的总方向与总原则不变的前提下，不断的加以修正，处置一些突发事件，解决一些意想不到的问题，修正一些不切实际的措施，在修正中完善，在应变中实施，确保活动方案的优化实施。

（作者单位：天水市政府副秘书长、接待处处长）