一、接受任务
　　一批或一次任务通常都是通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。
　　二、制定接待方案
　　根据客人来天水目的、活动时间和领导要求等由接待人员会同相关业务部门拟订接待方案，然后报分管领导或主要负责同志审阅。接待方案一般由以下部分组成：活动时间、活动地点、活动内容、出席领导、参加人员、活动承办人和接待人员等7个部分。
　　在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。
　　三、方案送审
　　将制定好的接待草案报送分管领导及相关领导审阅、修改、定稿。
　　四、安排落实任务
　　接待方案确定后，及时将方案报送有关领导和部门，并与相关宾馆联系确认接待任务需要的房间、会议室、就餐地点、会标、房内鲜花水果配备等，将任务落到实处。
　　五、制作日程卡
　　重要接待任务，要在接待方案的基础上，制作打印接待任务日程卡。
　　六、迎接
　　一般应根据来宾身份、职务、来天水目的等综合考虑由相应领导、部门领导或职务相宜人员迎接。接待工作人员应准确了解来宾所乘交通工具的车次、路线及抵达时间，做好迎接安排。
　　七、安排会议室或会见
　　根据参加人员多少或会议形式安排适当的会议室，并准备席卡、话筒、鲜花、文件夹等。会议室一般不安排水果，除矿泉水外也不安排其它饮料。
　　八、宴请安排
　　一批客人原则上只安排一次宴请。陪员应尽量减少。宴请时根据需要安排打印席位卡。
　　九、参观考察
　　工作考察参观由对口业务处室、部门具体负责安排。接待人员具体负责做好相关衔接工作，并重点安排旅游景点的参观活动。
　　十、送行
　　客人离开，应根据需要恰当安排送行。送别地点可以视情灵活作出安排。既可以到车站、机场送行，又可送至市、县（区）交界处，也可以在客人下榻的宾馆送别。
　　十一、资料归档
　　一批任务结束后，应根据任务的等级及重要程度及时做好资料收集整理、核实归档工作，便于以后工作中查阅。